Manajemen Tamu
Panduan RSVP dan QR Check-in Pernikahan: Dari Konfirmasi hingga Kedatangan
Konfirmasi sebelum acara berbeda dengan kehadiran hari-H. Siapkan daftar tamu, tiket QR, koneksi, dan petugas sebelum pintu dibuka.
Tim Scroll GenicDiperbarui 3 menit baca
Daftar tamu yang rapi membantu persiapan konsumsi dan meja penerimaan, tetapi angkanya perlu dibaca dengan tepat. Tamu yang diundang, tamu yang menjawab Hadir, dan tamu yang sudah datang adalah kelompok yang berbeda. RSVP dan QR check-in membantu mencatat dua tahap terakhir.
Bedakan RSVP dengan check-in
- RSVP adalah jawaban tamu sebelum acara, misalnya Hadir atau Tidak Hadir.
- Check-in mencatat kedatangan pada hari acara setelah tiket divalidasi.
- Status undangan dibuka bukan jawaban RSVP, dan jawaban Hadir belum berarti tamu sudah datang.
- Jumlah nama tamu dan jumlah orang yang hadir dapat berbeda; perhatikan data pax pada rekap.
Lihat gambaran buku tamu digital bila Anda baru menyiapkan alurnya. Pilihan visual di galeri template tidak mengubah kebutuhan memakai tautan personal untuk setiap penerima.
Periksa akses QR pada undangan
QR check-in memerlukan akses Premium pada undangan atau proyek WO yang berhak. Aktifkan fitur QR pada undangan yang akan dipakai, lalu pastikan perubahan sudah tersimpan. Membeli kuota Premium tidak otomatis menaikkan paket semua undangan Starter yang telah dibuat.
Periksa paket dan ketentuan fitur sebelum menyampaikan janji kepada keluarga atau klien. Jika Anda bekerja sebagai WO, pastikan proyek yang dibuka adalah proyek pasangan yang benar dan langganan masih memberi akses pengelolaan.
Minta tamu mengonfirmasi dan menyimpan tiket
- Bagikan tautan personal yang sesuai dengan nama tamu.
- Minta penerima membuka undangan dan mengisi RSVP Hadir beserta data yang diperlukan.
- Bila QR aktif dan tiket tersedia, arahkan tamu untuk menyimpan tiket agar mudah ditunjukkan di pintu masuk.
- Periksa nama pada tiket sebelum hari acara; jangan membagikan tiket satu tamu kepada orang lain.
Gunakan panduan mengirim undangan melalui WhatsApp agar tautan dan nama penerima tidak tertukar. Jangan menjadikan tautan pratinjau sebagai tiket tamu.
Uji perangkat dan petugas sebelum hari-H
- Siapkan akun petugas yang berhak membuka scanner pada undangan atau proyek terkait.
- Gunakan ponsel dengan kamera yang berfungsi dan berikan izin kamera saat diminta.
- Siapkan internet serta daya baterai; validasi dan pencatatan membutuhkan koneksi.
- Uji satu alur dengan data percobaan yang jelas, lalu sesuaikan daftar uji agar tidak tercampur dengan rekap acara.
- Tentukan siapa yang menangani nama tidak ditemukan, tiket bermasalah, dan tamu walk-in sesuai kuota.
Baca hasil pemindaian dan rekap
Setelah QR dipindai, petugas perlu membaca hasil validasi. Sistem memeriksa check-in ganda, sehingga tiket yang sudah digunakan tidak boleh diperlakukan sebagai tamu baru. Jika QR tidak terbaca, periksa kecerahan layar, ketajaman kamera, serta tiket dan undangan yang dipilih sebelum mencoba lagi.
RSVP dikunci setelah check-in agar data konfirmasi tidak berubah sembarangan setelah kedatangan dicatat. Gunakan rekap dashboard untuk melihat kehadiran dan pax; jangan menyamakan seluruh jawaban Hadir dengan total kedatangan. Selesaikan kendala bersama penanggung jawab acara agar koreksi data tidak dilakukan tanpa konteks.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah check-in memerlukan koneksi internet?
Ya. Siapkan internet untuk validasi tiket dan pencatatan kehadiran. Alur ini tidak dirancang untuk diandalkan sebagai scanner offline.
Mengapa tamu yang sudah datang tidak bisa mengganti RSVP?
Setelah check-in, RSVP dikunci untuk menjaga konsistensi data kehadiran. Hubungi pengelola acara bila ada masalah data.
Apakah undangan tanpa foto dapat menggunakan tiket QR?
Bisa jika akses paket dan pengaturan QR pada undangan mendukung. Foto pasangan tidak menjadi syarat QR check-in.
Buat undangan digital Anda sekarang
Mulai dengan template gratis, daftar tamu, dan RSVP melalui link personal. Galeri, musik, kado digital, impor/ekspor tamu, serta pemindaian QR tersedia untuk undangan Premium atau proyek Wedding Organizer dengan akses aktif.
